企業における効率的な契約管理と購買業務への活用

契約@Deeの概要

一般的な契約管理業務

多くの企業様は、契約締結後、原本をファイリングし外部倉庫に保管するという契約管理をされています。その場合、契約書を閲覧するためには、倉庫から契約書を取り寄せ、閲覧後に再度倉庫に保管するといった煩雑な業務が発生してしまいます。

契約@Deeによる契約管理

契約@Deeは、契約書・発注書・申込書などを電子ファイル化しておくことで、原本を閲覧することなく、容易に検索し、契約状況・契約期間の満了などを把握できるサービスです。

契約@Deeの主な機能

契約@Deeでは、他の契約との関連付けによる管理／契約情報検索／契約状態管理／契約期間満了通知など、契約管理業務を効率的に行うための機能を備えています。

他契約との関連付け 「基本契約〜個別契約〜覚書」といった他の契約との親子関係が設定可能です。

契約情報検索

契約番号／契約締結社名／契約締結日／契約期間／契約種別／契約状態など、さまざまな項目で契約情報を検索し、一覧で表示させることが可能です。

契約状態管理

契約日・契約終了日などの入力だけで、契約実行前／契約実行中／契約終了前／契約終了といったステータスを自動的に管理することが可能です。また、一時保存／削除などでも確認できます。

契約期間満了通知 あらかじめアラートを設定しておくことにより、契約期間完了前に自社と契約相手先の双方に、契約期間の満了が近づいていることを電子メールで通知することが可能です。

内部統制から見た契約@Dee

内部統制では、「統制環境」「リスク評価および対応」「統制活動」「情報と伝達」「モニタリング」の5つの要素が求められています。
契約@Deeでは、それらの要素を契約管理の観点から対応するために、システムを活用することにより、契約管理業務の効率化をサポートします。

購買業務から見た契約@Dee

別々に分散して管理されていた契約書・覚書・申込書・発注書などを、契約@Deeを利用することで一元化かつ整理された状態になり、その後の検索や、他の契約書との関連性が容易に把握できます。
また、購買業務においては、契約書の内容・経緯などを把握することは極めて重要です。体系的な電子管理をすることによって、購買業務の効率化を図れます。